Коротко: что такое ИИ-автоматизация рутины
Это передача повторяющейся работы агенту: вы один раз описываете в чате, что сделать, откуда взять данные и когда, а агент выполняет задачу сам и по расписанию. Макрос в Excel, по справке Microsoft, записывает щелчки мыши и нажатия клавиш и повторяет их. Скрипт делает ровно то, что написал программист. Агент получает описание цели и сам выбирает путь: открывает сайт в браузере, читает файл, обращается к API сервиса или пишет код на Linux-машине.
Рутина для агента — это работа с сайтами, файлами, почтой и сервисами. Он не нажимает кнопки на вашем компьютере: всё происходит в облаке.
Что считать рутиной для агента
Задача подходит, если выполняются четыре условия:
- она повторяется: каждый день, неделю или при каждом новом письме, заявке, файле;
- у неё понятный результат: таблица, файл, сообщение с конкретным содержанием;
- данные доступны через сайт, файл, почту или API;
- ошибка стоит недорого или результат проверит человек.
Если вы сомневаетесь, начните с задачи, результат которой проверяется за минуту: сводка, список, таблица.
Шесть сценариев с фразой и результатом
Утренняя сводка почты
«Каждое утро в 9:00 присылай сводку новых писем и складывай счета из вложений в таблицу». Агент берёт письма за сутки, выделяет те, что ждут ответа, и переносит данные из вложений в таблицу. Результат: сообщение в чате с письмами по важности и таблица со счетами. Как подключить ящик и что агент читает, описано на странице про ИИ для почты.
Сбор цен
«Следи за ценами на эти товары у конкурентов и пиши, если кто-то дешевле нас». Агент открывает страницы конкурентов в браузере, записывает цены в таблицу и сообщает об изменениях. История цен копится с первого запуска, за прошлые даты её нет. Подробности — в разделе про мониторинг цен конкурентов.
Недельный отчёт в xlsx
«Каждый понедельник в 8:00 бери выгрузку продаж из кабинета, считай итоги по менеджерам и присылай xlsx». Результат: файл с расчётом и сообщение в чат. Отчёт можно оформить и документом docx или слайдами pptx. Как строится отчёт, показано на странице про автоматизацию отчётов.
Сверка двух выгрузок
«Вот выписка банка и наш учёт. Сверь по номеру документа и покажи расхождения». Результат: xlsx с листами «совпало», «нет в первой», «нет во второй», «суммы не сходятся». Правила сверки — на странице про сверку двух таблиц.
Обработка заявок с формы
«Сделай форму заявки для моих услуг. Заявки складывай в таблицу и пиши мне о каждой новой». Агент собирает приложение с формой и приёмом входящих запросов по HTTP, заводит таблицу в вашей базе и подключает сообщение в чат. Форма открывается по ссылке с ключом доступа.
Напоминание по расписанию
«Каждую пятницу в 16:00 напоминай мне отправить недельный отчёт». Результат: сообщение в чате в назначенное время, даже если вкладка закрыта. Это самый короткий сценарий: ему не нужны ни сайты, ни файлы. На нём удобно проверить, как агент ведёт расписание, прежде чем доверять ему сбор данных.
Как это устроено без жаргона
| Часть | Что делает в рутине |
|---|---|
| Чат | Вы описываете задачу, получаете ответы и файлы |
| Облачный браузер | Открывает сайты, входит в кабинеты, нажимает, скачивает файлы |
| Офисные файлы | Создаёт и правит docx, xlsx, pptx, читает PDF |
| Linux-машина | Запускает код и библиотеки для обработки файлов |
| База и хранилище | Хранят данные между запусками |
| Расписание | Запускает работу в нужное время, пока вкладка закрыта |
| Уведомление | Сообщает результат или проблему в чат |
Пароли и токены агент не видит: вы вводите их в отдельную защищённую форму, значение шифруется и хранится в сейфе. К сервисам с API агент подключается через подключение, которое сам пишет под задачу. В сервис без API он входит через свой браузер.
Две возможности пригодятся, когда сценарий разрастается. Память между разговорами может хранить правила, которые вы назвали: формат таблицы, получателей, названия колонок. Подзадачи (субагенты) идут параллельно: например, цены с нескольких сайтов агент может собирать одновременно. Данные прошлых запусков агент может хранить в вашей базе, и следующий запуск сравнит новые данные со старыми.
Расписание и расход кредитов
Задачи по расписанию агент ставит самым дешёвым способом: обычно это скрипт на вашей облачной машине, без модели, — короткий запуск стоит сотые доли кредита. Если каждый запуск требует решения модели, как при разборе почты, по расписанию запускается ход агента — несколько кредитов за запуск. Приложение, которое работает постоянно, например приём заявок, тратит кредиты всё время, пока включено. Чем чаще запуск и больше данных, тем расход выше. При настройке агент называет время следующего запуска и примерную цену месяца по текущим ставкам; точный расход виден в журнале. Выключить задачу можно словами: «останови сводку почты».
После подтверждения почты начисляется 500 стартовых кредитов — один раз на адрес. Платных тарифов и самостоятельного пополнения сейчас нет. Гарантий по срокам запуска и доступности сервиса нет, поэтому для задач, где опоздание стоит денег, держите запасной путь.
Агент, макрос или программа для автоматизации рутины: что выбрать
Агент подходит, когда задача проходит через несколько мест: сайт, файл, почту, сервис. Для одного действия в одной программе и для больших стабильных систем подходят другие инструменты.
- Одно действие в одной программе, которое повторяется без изменений. Например, оформить таблицу в Excel по одному образцу. Здесь подойдёт макрос: его записывают один раз, он работает внутри самой программы и не тратит кредитов.
- Сложная логика над большими объёмами данных, которая долго работает без изменений. Это задача для программиста и скрипта или для специализированной системы. Агент пишет такой код, но следить за ним придётся вам.
- Задача из нескольких мест. Письмо приходит на почту, вложение читается, данные уходят в таблицу, сводка в чат. Это работа для агента: он соединяет браузер, файлы, почту и сервисы без программиста.
- Срок, который нужно гарантировать, и юридически значимая отчётность. Гарантий срока Allokai не даёт. Юридически значимую отчётность агенту не поручайте.
Что агент не берёт и что лучше оставить себе
Агент не берёт три вещи: проверки «я не робот», работу на вашем компьютере или телефоне и решения с юридическими и денежными последствиями. Последнее лучше оставить себе: агент готовит материал, ответственность за результат остаётся за вами.
- Проверки «я не робот». Агент не проходит капчу и не обходит защиту от ботов. Сайт с такой проверкой он пропустит и сообщит об этом.
- Всё, что находится на вашем компьютере или телефоне. Агент работает в облаке, на устройство ничего не ставится, к локальным файлам и программам доступа нет. Нужный файл вы загружаете в чат.
- Решения с юридическими и денежными последствиями. Подпись, платёж, отправка отчётности — действия, которые стоит совершать самому после проверки материалов.
Перед удалением и другими действиями, которые нельзя отменить, агент останавливается и называет, что будет потеряно. Приложения в магазинах нет: Allokai открывается в браузере на телефоне и ставится на его экран как приложение.
С чего начать
- Выберите одну задачу, результат которой вы проверите за минуту.
- Напишите агенту так, как написали бы коллеге: что сделать, откуда взять, в каком виде отдать, когда запускать.
- Пройдите первый запуск вместе. Агент покажет, что нашёл и как посчитал, вы поправите.
- Назовите расписание и способ сообщения: чат или мессенджер. Для мессенджера агент соберёт бота для уведомлений, и вам понадобится токен бота.
- Через несколько запусков откройте результат выборочно и сверьте с источником.
Вот как может выглядеть первый диалог. Вы пишете: «Каждый будний день в 9:00 присылай мне сводку непрочитанных писем от клиентов». Агент уточняет, какой это ящик, кого считать клиентом и нужны ли письма с вложениями. Затем он подключает ящик, делает пробную сводку по сегодняшним письмам и показывает её. Вы просите поправить: «добавь время письма и тему». После ответа «ставь расписание» агент называет время следующей сводки и примерную цену месяца. Сводка писем требует решения модели на каждом запуске, поэтому по расписанию запускается ход агента — несколько кредитов за запуск. Выключить сводку можно словами.
От вас понадобятся доступы: пароль от кабинета в защищённой форме, токен сервиса, если у него есть API, и код подтверждения, если сервис его запросит при входе.
Где агент ошибается и как проверять
Агент читает страницы и файлы моделью, а модели ошибаются: берут цену по акции вместо обычной, путают столбцы, пропускают строку с нестандартным форматом. Чтобы поймать ошибку, просите в результате ссылку на источник строки: адрес страницы, тему письма, номер строки файла. Для сумм добавляйте контрольный итог, который можно сверить вручную.
Если результат неверен, скажите агенту, в какой строке и что не так. Он исправит приложение: новая версия заменит старую, а старую при необходимости можно вернуть.
Сколько времени сэкономит автоматизация, зависит от задачи. Засеките время ручной обработки до и после запуска и решите, стоит ли оставлять автоматизацию.