Реестр договоров компании: образец в Excel и приложение с напоминаниями

Какие поля нужны в реестре договоров организации

Реестр договоров — это таблица, в которой у каждого договора своя строка: с кем он заключён, о чём, на какую сумму, до какого числа действует и кто за него отвечает. Образец реестра договоров ниже собран из полей, которые нужны почти всем; лишнее уберите, недостающее добавьте.

Составляя реестр договоров с нуля, начните с тех, что истекают раньше остальных: по ним напоминания понадобятся первыми.

Реестр договоров поставщиков, аренды и купли-продажи

Реестры по видам договоров отличаются несколькими столбцами. В реестр договоров поставщиков добавляют условия оплаты и срок поставки, в реестр договоров аренды — объект и дату, с которой пересматривается арендная плата, в реестр договоров купли-продажи — этапы оплаты и передачи. Реестр исполнения договоров строится из тех же строк с дополнительными столбцами: сколько оплачено и получены ли закрывающие документы.

Образец реестра договоров в Excel: остаток дней и подсветка сроков

Остаток дней до окончания считает формула с функцией СЕГОДНЯ, а подсветку договоров с близким сроком включает условное форматирование. Оба приёма доступны в обычном Excel.

Допустим, дата окончания лежит в столбце H, а остаток нужен в столбце M. В ячейку M2 вводят =ЕСЛИ(H2="";"";H2-СЕГОДНЯ()): у бессрочного договора ячейка остаётся пустой, у остальных формула вычитает сегодняшнюю дату из даты окончания. По справке Microsoft на 9 октября 2026, ячейку с разностью между датой и значением СЕГОДНЯ() форматируют как «Общий» или «Числовой», иначе результат отобразится неверно.

Для подсветки откройте на вкладке «Главная» меню «Условное форматирование», затем «Управление правилами» и «Создать правило», тип правила — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Нужны два правила:

• красное: =И($H2<>"";$H2<СЕГОДНЯ()) — срок истёк;
• жёлтое: =И($H2<>"";$H2<СЕГОДНЯ()+60) — до окончания меньше 60 дней.

Знак доллара фиксирует столбец H, поэтому окрашивается вся строка. Такая же пара правил, красное и жёлтое на 60 дней, разобрана в справке Microsoft на примере срока действия удостоверений. Красное правило ставят выше жёлтого: когда подходят оба, действует то, что выше в списке.

Для договоров с автопродлением заведите столбец «Предупредить до» и считайте остаток дней до этой даты. Она указана в самом договоре.

Где Excel-реестр перестаёт справляться

Ведение реестра договоров в Excel подходит, пока договоров несколько десятков и ответственный один. Таблица перестаёт справляться в четырёх местах.

• Напоминания. Подсветку видит тот, кто открыл файл. СЕГОДНЯ берёт текущую дату при каждом открытии книги, но сообщений формула не отправляет.
• Несколько редакторов. Двое правят один файл или каждый держит свою копию, и строки расходятся.
• Версии. Когда реестр пересылают по почте, непонятно, какой файл актуальный.
• Поиск по скану. В ячейке лежит ссылка на файл, текст договора в таблице не хранится, и найти договор по формулировке нельзя.

Реестр договоров как приложение: список, фильтры, ссылка

Агент создаёт таблицу в вашей базе и страницу к ней: список договоров, фильтры по статусу, контрагенту и сроку, форма для новой записи. Что именно будет на странице, вы называете словами и правите так же: «добавь столбец „Филиал“», «покажи сверху договоры, которые истекают в ближайшие 30 дней».

У приложения постоянная ссылка с ключом доступа: ссылка одна, данные общие для всех, кому вы её дали. Новая версия приложения заменяет старую, старую можно вернуть. У базы есть снимки и восстановление, а все свои данные можно выгрузить. Как агент собирает такие приложения, описано в разделе приложение из описания.

Что нужно от вас

• список полей или ваш Excel-файл, загруженный в чат;
• договоры, из которых нужно заполнить реестр: PDF или docx;
• за сколько дней напоминать и кому;
• токен бота, если напоминания нужны в Telegram.

Что вы получаете

Как заполнить реестр из самих договоров

Загрузите договоры в чат: агент прочитает PDF и docx, выпишет контрагента, ИНН, предмет, сумму, даты и условие автопродления и внесёт их в реестр.

Данные из договоров проверяет человек. Модель может ошибиться в дате или сумме, особенно в дополнительных соглашениях, где условия меняются. Попросите агента перепроверить результат отдельным прогоном по исходным файлам: такую проверку он умеет запускать. Если контрагент прислал новую редакцию, сначала сравните её с прежней, как описано в разделе сравнение документов.

Напоминание за N дней до окончания договора

Срок напоминания вы задаёте сами: за 30 дней, за 60 или по-разному для разных договоров. Напоминание приходит вам уведомлением в Allokai.

Проверку сроков агент ставит самым дешёвым способом: обычно это скрипт по расписанию на вашей облачной машине, без модели, — короткий запуск стоит сотые доли кредита. Выключить напоминания можно словами: «выключи напоминания по договорам». Чтобы напоминания приходили в Telegram, нужен отдельный бот. По документации Telegram на 9 октября 2026, бота создают командой /newbot в @BotFather, он же выдаёт токен; токен вы вводите в защищённую форму Allokai. Подробности — на странице про уведомления в Telegram. Напоминания по почте и SMS мы не обещаем.

Что реестр не заменяет

Реестр в Allokai — внутренний учёт, он не заменяет систему электронного документооборота. Согласование и подписание договоров, электронную подпись и юридическую значимость записей он не даёт.

На сайте единой информационной системы в сфере закупок zakupki.gov.ru есть разделы «Реестр контрактов, заключённых заказчиками» и «Реестр договоров, заключённых заказчиками по результатам закупки». Реестр в Allokai с ними не связан: готовой интеграции с ЕИС и другими госреестрами нет, сведения из вашего реестра туда автоматически не попадают. Описанный реестр предназначен для закрытого доступа по ссылке с ключом: храните её как пароль.

Если реестр ведёт юрист, загляните на страницу для юристов: там сверка договоров, реестры сроков и черновики.