Кому нужна программа учёта клиентов
Программа учёта клиентов нужна мастеру, студии, небольшой мастерской и ИП на услугах, у которых клиенты возвращаются и надо помнить, кто что заказывал и кто не оплатил. Пока клиентов немного, хватает записной книжки. Когда их становится много, таблица разрастается, а история заказов теряется.
Здесь речь о вашей собственной базе клиентов. Готовые базы контактов для рассылок и продаж эта страница не обсуждает: запрос «база данных клиентов» может означать и их.
Что хранить в программе учёта клиентов и заказов
Хранить стоит две вещи: клиента и его заказы. Поля вы определяете сами, ниже типовой набор.
| Сущность | Поля |
|---|---|
| Клиент | Имя, контакты, откуда пришёл, заметки |
| Заказ | Услуга, дата, сумма, статус оплаты, комментарий |
| Услуга | Название и цена, если они у вас постоянные |
Заказы связаны с клиентом, поэтому в карточке видна вся история обращений. Чем меньше полей вы заведёте на старте, тем надёжнее их будут заполнять. Так получается ваша база данных клиентов онлайн. Телефоны и имена видит каждый, у кого есть ссылка на приложение, поэтому вносите только то, что нужно в работе.
Как агент собирает программу для учёта заказов: от описания до ссылки
Вы описываете процесс в чате, агент создаёт таблицы в вашей базе Postgres, страницу с карточками и формой и выдаёт постоянную ссылку с ключом доступа. Приложение открывается в браузере компьютера и телефона.
Опишите так, как объяснили бы новому сотруднику:
Я мастер по ремонту обуви. Клиент приходит, я записываю имя, телефон, что чиню, дату, сумму и оплачено ли. Хочу видеть историю клиента, список неоплаченных заказов и итоги за месяц по видам работ.
Если агент спросит, чего не хватает, ответьте: нужны ли скидки, как отмечать частичную оплату, что делать с отменёнными заказами. Затем он создаёт базу, форму и список и отдаёт ссылку. Внесите несколько тестовых заказов, сверьте результат и правьте приложение словами: добавь поле, убери колонку, покажи неоплаченные первыми. Новая версия заменяет старую, старую можно вернуть.
Повторные клиенты, напоминания и итоги месяца
В карточке клиента видны все его заказы, поэтому повторного клиента находят по имени или телефону. Агент может добавить список клиентов, которые не обращались дольше срока, который вы назовёте, например двух месяцев.
Напоминания вам приходят по расписанию в чат Allokai: «каждое утро в 10:00 присылай неоплаченные заказы старше трёх дней». Напоминание самому клиенту о записи или оплате отправляет бот в мессенджере; сценарий разобран на странице про бота для записи клиентов. Готовой отправки SMS и звонков нет.
Итоги месяца приходят файлом xlsx: число заказов и сумма по услугам, долги по клиентам. Принцип такой же, как в отчётах по расписанию. Такую задачу агент ставит самым дешёвым способом: обычно это скрипт по расписанию на вашей облачной машине, без модели. Выключить её можно словами.
Перенос из Excel и выгрузка обратно
Если клиенты уже ведутся в таблице, загрузите xlsx в чат. Агент прочитает колонки, предложит поля базы и перенесёт записи. Попросите его заранее показать повторы: один телефон в двух форматах превращается в двух клиентов.
Перенесите сначала 10–20 строк и сверьте их с файлом. Обратно данные выгружаются в xlsx по запросу. Регулярная выгрузка, например раз в неделю, служит вашей копией на случай ошибки.
Excel, готовая программа или своё приложение
Выбор зависит от того, что вы делаете с клиентами, и не привязан к маркам. Ниже сравнение по задачам.
| Что нужно | Что подойдёт |
|---|---|
| Один человек ведёт небольшой список клиентов | Excel: таблица уже есть |
| Пробивать чеки, принимать оплату, вести склад и бухгалтерию | Готовая программа учёта с кассой: в Allokai этого нет |
| Свои поля, напоминания и итоги по вашим правилам | Своё приложение, которое собирает агент |
| Документы по заказам | Файл docx или xlsx, но проверяет человек |
Если вам нужна база с формой ввода и связями между клиентами и заказами, посмотрите страницу про базу данных онлайн. Если клиентов ведёте как воронку сделок, нужна своя CRM.
Что нужно от вас
- список полей клиента и заказа: что вы хотите видеть на экране;
- пример данных: файл xlsx или несколько строк;
- правило статуса оплаты: «оплачено», «не оплачено», «частично», кто отмечает;
- токен бота, если клиентам нужны напоминания в мессенджере: вводите его в защищённую форму, он хранится в сейфе в зашифрованном виде;
- проверка итогов месяца на реальных заказах до того, как вы на них опираетесь.
Чего в такой программе нет
Приложение хранит клиентов и заказы. Остальные функции учётных программ в него не входят.
- Онлайн-кассы по 54-ФЗ, приёма оплаты и бухгалтерии. Статус оплаты вы отмечаете вручную.
- Готовой интеграции с 1С и МойСклад. Если у сервиса есть API, агент напишет подключение под задачу, результат заранее не гарантируется.
- Закрывающих документов с юридической гарантией. Агент подготовит файл docx или xlsx, правильность проверяет человек.
- Обещания «бесплатно навсегда». Платных тарифов и пополнения счёта сейчас нет, есть 500 кредитов после подтверждения почты; расход зависит от задачи.
- Готовых баз контактов для рассылок.
С чего начать
Зарегистрируйтесь на app.allokai.ru и подтвердите почту — на счёт зачислится 500 кредитов. Опишите агенту, кто ваши клиенты и что они заказывают, и откройте приложение по ссылке.