Три способа заполнить шаблоны документов из таблицы
Шаблоны документов заполняют из Excel слиянием в Word, макросом VBA или с помощью агента. Выбор зависит от того, нужен ли отдельный файл на каждую строку и насколько документы различаются между собой.
| Способ | Что получается | Когда подходит |
|---|---|---|
| Слияние Word | письма в новом документе, на печать или в рассылку по почте | несколько однотипных писем с именем и суммой |
| Макрос VBA | то, что напишет автор макроса | в компании есть человек, который пишет и поддерживает код |
| Агент | файл docx на каждую строку, папки, архив, реестр | много документов, условия в тексте, нужна проверка и список созданных файлов |
Как подготовить шаблон и таблицу
Шаблон — файл docx, в котором на месте меняющихся данных стоят метки вида {{ФИО}}. Таблица — файл xlsx, где одна строка равна одному документу, а один столбец — одной метке.
- Набирайте метку одним куском, без смены шрифта внутри.
- Называйте столбцы так же, как метки:
ФИОи{{ФИО}}. - Уберите пустые строки: каждая строка таблицы даст документ.
- Скажите, как выводить даты и суммы: «15.10.2026» или «15 октября 2026 г.», с копейками или без.
Для слияния Word действует то же правило про названия: по справке Microsoft на 9 октября 2026, названия столбцов должны совпадать с названиями полей, а все данные лежат на первом листе книги.
Слияние Word по шагам и где оно ломается
В слиянии Word вы подключаете таблицу Excel как источник данных, вставляете в шаблон поля слияния и запускаете объединение. На каждую запись источника Word строит свой экземпляр документа.
- Проверьте таблицу: данные на первом листе, имена столбцов совпадают с именами будущих полей.
- На вкладке «Рассылки» подключите книгу как список получателей.
- Вставьте поля командой «Вставить поле слияния».
- Пролистайте записи в режиме предварительного просмотра результатов.
- Завершите слияние. В справке Microsoft у этой команды три действия: изменить отдельные документы, печать и отправка по почте. Пункта «сохранить каждую запись отдельным файлом» среди них нет.
Падежи, даты и суммы
Поле слияния берёт значение из столбца, поэтому формы слова для разных падежей и сумму прописью проще держать готовыми в отдельных столбцах таблицы. Числа форматируют в Excel. Microsoft предупреждает: при процентном формате значения в ячейках умножаются на 100, а начальные нули почтового индекса удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст. Знак валюты или процента добавляют в документ слияния перед полем или после него.
Условные абзацы и таблицы с переменным числом строк
Для условного текста в Word есть правила. Правило If…Then…Else («Если… Затем… Иначе» в русской справке) выводит один текст, если условие по полям источника выполняется, и другой, если нет. Правило Skip Record If («Пропустить запись, если») исключает записи из слияния по условию. Правила вставляют в шаблон вручную. Каждая строка таблицы становится отдельным документом, поэтому позиции одного акта из разных строк слияние выдаст отдельными документами.
Макрос VBA
Макрос обращается к тому же слиянию через объект MailMerge. По документации Microsoft Learn, свойство Destination задаёт, куда пойдёт результат, например в новый документ, а метод Execute выполняет слияние. Что макрос делает кроме слияния, определяет его автор.
Что делает агент: по документу на строку
Вы загружаете в чат шаблон docx и таблицу xlsx. Агент находит метки, сопоставляет их со столбцами, собирает по документу на каждую строку, раскладывает файлы по папкам, пакует архив и составляет реестр созданных документов. Он работает с настоящими файлами docx и xlsx и запускает код на облачной Linux-машине.
Что нужно от вас
- шаблон docx и таблица xlsx;
- правило имён файлов и папок, например «Акт № 17 — ООО Ромашка» и папка на контрагента;
- формат дат и сумм;
- решение по падежам: отдельные столбцы или просьба склонить, с вашей проверкой.
Что вы получаете
| Что | В каком виде |
|---|---|
| Документы | по файлу docx на строку |
| Папки | по вашему правилу |
| Архив | один файл со всеми документами |
| Реестр | xlsx: строка таблицы, имя файла, ключевые поля |
| по просьбе, как копия docx |
Примеры: акты, договоры, справки, приказы, письма контрагентам
Подходит любой документ, где текст одинаков, а меняются имена, суммы и даты.
| Документ | Что берётся из таблицы |
|---|---|
| Акт | контрагент, номер, дата, услуга, сумма |
| Договор | стороны, реквизиты, предмет, срок, цена |
| Справка | ФИО, должность, период, место предъявления |
| Приказ | сотрудник, дата, основание |
| Письмо контрагенту | адресат, номер счёта, сумма |
Акты и другую первичку удобно вести вместе со сверками, как на странице для бухгалтера. Созданные договоры можно сразу занести в реестр договоров с напоминаниями о сроках.
Проверка: контрольный документ, выборка и реестр
Перед пачкой попросите один контрольный документ и сверьте его с шаблоном и строкой таблицы. Затем откройте несколько файлов из середины и конца списка: ошибка прячется в необычной строке: длинное название, пустая ячейка, дата в другом формате.
Перед отдачей файла агент смотрит, как он выглядит. В записанном разговоре про еженедельный отчёт в docx из выгрузки 42 заказов он посмотрел страницы, заметил разорванный заголовок таблицы, пересобрал документ и запустил независимую проверку цифр. Реестр с именами файлов показывает, что создано и по какой строке. Как агент работает с файлами Word, PDF и Excel, описано в разделе документы.
Вывод в PDF и подпись
Готовые документы агент может сохранить в PDF: это копия с тем же текстом, подписи в ней нет. Электронную подпись и отправку на подпись мы не обещаем. Переносы страниц и шрифты в PDF проверьте на контрольном документе.
Что агент не делает и когда лучше другой инструмент
Готовой библиотеки юридических бланков и конструктора договоров на сайте нет: шаблон приносите вы и отвечаете за его текст. Склонение по падежам, сложные таблицы и колонтитулы проверяет человек.
Агент работает в облаке и не управляет Word на вашем компьютере: файлы он получает через чат. Для нескольких писем с простыми полями слияния Word достаточно, и агент там не нужен.