Как работает нейросеть для отчётов: четыре шага
Нейросеть для отчётов в Allokai — агент, который делает отчёт в четыре шага: собирает данные, считает, пишет текст и оформляет файл. Вы получаете файл docx, xlsx или pptx, который открывается в Word, Excel или PowerPoint.
- Данные. Выгрузка, таблица, страницы сайтов, кабинеты сервисов или ваша база.
- Расчёт. Итоги, сравнение периодов, разбивка по менеджерам, товарам или регионам. Для расчётов агент запускает код на облачной Linux-машине.
- Текст. Выводы и пояснения к цифрам. Длину, тон и адресата вы задаёте словами: отчёт для руководителя, для клиента, для себя.
- Файл. Готовый документ с заголовками и абзацами. Формат вы выбираете в запросе.
Откуда агент берёт данные для отчёта
Агент берёт данные из загруженных файлов, личных кабинетов, вашей базы и сервисов с API.
- Загруженные файлы. Выгрузки xlsx, документы docx, PDF. Файл загружается в чат, и агент читает его.
- Личные кабинеты. Агент входит в кабинет через свой облачный браузер, нажимает кнопки выгрузки и скачивает файл. Пароль вы вводите в защищённой форме: он шифруется и лежит в сейфе, модель его не видит.
- Ваша база. В Allokai у вас своя база Postgres. Если данные накапливаются в ней, отчёт строится прямо по базе.
- Сервисы с API. Подключение агент пишет под задачу. Готовых коннекторов к 1С, Битрикс24 или маркетплейсам «из коробки» нет, и для подключения нужен доступ от вас: токен или вход в сервис.
Данные с открытых страниц сайтов агент собирает, открывая их в браузере. Про кабинеты маркетплейсов есть отдельная страница для селлера.
Пример: еженедельный отчёт по продажам
Исходные данные в записи выше — выгрузка из 42 заказов за две недели: дата, номер заказа, менеджер, клиент, сумма. Агент свёл продажи по менеджерам и клиентам, сравнил неделю с прошлой и написал три вывода: кто вырос, кто просел, на что обратить внимание. Перед отдачей он посмотрел страницы документа, заметил разорванный заголовок таблицы и пересобрал файл, а затем запустил независимую проверку цифр по исходной выгрузке.
На выходе docx на две страницы: общие показатели, таблица по менеджерам и выводы. Расчёт отдельным xlsx агент приложит, если попросить об этом в запросе. Если нужно показать отчёт на встрече, добавьте в запрос «и сделай по нему презентацию»: агент соберёт слайды в pptx, подробности — на странице презентация по документу.
Какие отчёты можно поручить агенту
Агент собирает отчёт по файлам и страницам, которые может прочитать: от выгрузки в xlsx до страницы в кабинете. Ниже примеры запросов.
| Отчёт | Откуда данные | Что на выходе |
|---|---|---|
| Продажи за неделю | Выгрузка из CRM или кабинета в xlsx | docx с итогами, сравнением и выводами |
| Расходы за месяц | Таблица расходов или банковская выписка в файле | xlsx с итогами по статьям и docx с пояснениями |
| Остатки на складе | Выгрузка из учётной программы | xlsx со списком позиций ниже минимума, который вы назвали |
| Обращения клиентов | Таблица обращений или переписка в файле | docx с темами и частыми причинами |
| Отчёт для руководителя | Любой из отчётов выше | pptx с короткой версией |
Период, показатели и адресата называйте в запросе: от этого зависят длина текста и набор цифр. Если чего-то не хватает, агент спросит.
В каких форматах агент делает отчёт
Основные форматы отчёта — docx, xlsx и pptx; PDF получается конвертацией готового файла.
| Формат | Когда нужен |
|---|---|
| docx | Текстовый отчёт с выводами, который вы правите и пересылаете |
| xlsx | Цифры и расчёт: проверить итоги, пересчитать, использовать в других таблицах |
| pptx | Короткая версия для показа на встрече |
| Версия для пересылки и печати: агент конвертирует готовый файл |
О том, как агент работает с таблицами, — на странице нейросеть для таблиц и Excel.
Как собрать регулярный отчёт
Регулярный отчёт агент ставит самым дешёвым способом: обычно это скрипт по расписанию на вашей облачной машине, без модели. Попросите словами: «Каждый понедельник в 9:00 собирай отчёт по продажам из базы и сообщай, когда он готов». Скрипт берёт свежие данные, пересчитывает итоги и сохраняет новый файл в ваше хранилище. О готовности агент сообщает уведомлением. Источник данных назовите в запросе: ваша база или сервис с API, для которого агент напишет подключение.
Работа идёт, когда вкладка закрыта. Короткий запуск стоит сотые доли кредита; если каждый запуск требует решения модели, например текста выводов, по расписанию запускается ход агента — несколько кредитов за запуск. При настройке агент называет время следующего запуска и примерную цену месяца по текущим ставкам; выключить задачу можно словами. Подробнее — на странице про отчёт по расписанию.
Как проверить цифры в отчёте
Точность цифр гарантировать нельзя: модель может неверно прочитать столбец, выбрать другой период или пропустить строки. Когда расчёт идёт кодом, итоги берутся из ваших данных, но проверка всё равно остаётся за вами.
Три способа сверить отчёт:
- Попросите приложить исходные строки и расчёт рядом с итогом.
- Сверьте общую сумму со своим учётом: бухгалтерией, кабинетом, CRM.
- Выберите две-три строки и найдите их в исходной выгрузке.
Если отчёт влияет на деньги или решение руководства, ключевые цифры перепроверьте сами.
Чего агент не делает с отчётами
Оформление по ГОСТ и проверку на антиплагиат Allokai не обещает, поэтому отчёты по практике и курсовые лучше делать в сервисах, рассчитанных на такие требования. Диаграммы агент может добавить в отчёт; проверьте, что они показывают нужные данные и читаются в готовом файле.
О готовности агент сообщает уведомлением в Allokai, а если попросите — письмом на почту, с которой вы входите. Готовой рассылки отчётов коллегам и в мессенджеры нет. Отправку через сервис с API он может подключить под задачу, но для этого нужен ваш доступ или токен. Если для входа в кабинет стоит проверка «я не робот», агент её не обходит.
Регламентированную бухгалтерскую и налоговую отчётность ведут в учётной программе. Агент подготовит сводку по её выгрузке, но саму программу не заменит.
Что нужно от вас
- данные: файл, доступ к кабинету или описание, где они лежат;
- период, показатели и адресат отчёта;
- прошлый отчёт, если нужна та же структура;
- токен или вход в сервис, если данные берутся оттуда через API: этот шаг делаете вы.